Assistent (w/m/d) Facilities und IT

  • Über uns
    Médecins Sans Frontières (MSF) wurde 1971 von französischen Ärzt*innen und Journalist*innen als eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation gegründet. Ob Kriegsverwundete im Jemen, Vertriebene im Südsudan oder Tuberkulose-Patient*innen in Zentralasien: MSF leistet medizinische Hilfe in 70 Ländern weltweit, vor allem wo Menschen in Not keinen Zugang zu einer angemessenen Gesundheitsversorgung haben oder er ihnen verwehrt wird. ÄRZTE OHNE GRENZEN E.V. ist als deutsche Sektion einer von 24 Mitgliedsverbänden von MSF. Die Arbeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Projektdurchführung, Personalwerbung, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Fundraising. ÄRZTE OHNE GRENZEN e. V. hatte im Jahr 2017 Einnahmen in Höhe von rund 153 Millionen Euro aus privaten Spenden sowie anderen Einnahmen und beschäftigt derzeit über 200 Mitarbeitende am Standort Deutschland.

    Ziel der Position
    Die Position ist verantwortlich für die Aufnahme und Bearbeitung/Koordination von Facility-Themen im Büro. Sie wird dabei durch IT von der technischen Seite her unterstützt. Die Position übernimmt außerdem allgemeine Assistenzaufgaben im Bereich IT, speziell im Schriftverkehr/in der Kommunikation, in der Organisation(Ticketsystem) und im Reporting. Bei geeigneten Projekten soll die Position außerdem als zusätzliche Kapazität für einfachere Projekt-Zuarbeiten zur Verfügung stehen.

    Position innerhalb des Büros
    Die Position ist der Abteilung Finanzen und Verwaltung zugeordnet. Die Facilities- und IT-Assistenz untersteht direkt dem Koordinator IT.

    Ihre Aufgaben
    Facility-Themen

    - Ansprechpartner*in intern zur Organisation aller Facility-Themen (Fenster, Türen, Heizung, Wasser, sanitäre Anlagen, Wände, Böden u.a.)
    - Ansprechpartner*in extern für Dienstleistungen, Handwerksfirmen, Reinigungsfirmen, Außenlager u.a.
    - Koordinierung Büromöbel: Tausch, Zuweisung und Neubestellung
    - Kommunikation mit der Hausverwaltung (Mängelmeldung, Nachhaltung)
    - Koordinierung von Umzugsaktivitäten im Büro
    - Zuarbeiten für die Raumplanung (Belegung) im Büro
    - Zuarbeiten bei größeren Umzugsprojekten
    - Schlüsselverwaltung (Ausgabe, Rücknahme, Datenbank)
    - Datentonnen-Wechsel organisieren

    Allgemeine Assistenzaufgaben
    - Schriftverkehr und Kommunikation (Protokolle, Lieferanten, Ablage u.a.)
    - Ausschreibungen und Preisvergleiche, Vorbereitung von Vertragsentscheidungen und Änderungen
    - Beiträge zur Organisation von Arbeitsinhalten, Wiedervorlagen u.a. mit einem Ticketsystem (derzeit Redmine)
    - Erstellung von Statistiken und Berichten

    Einfachere Projekt-Zuarbeiten

    - Durchführung von IT-Systemtests als Testnutzer*in nach Anleitung
    - Pflege von Inhalten in CMS-Systemen
    - Hilfe bei IT-nahen Rechercheaufgaben (Dienstleister, Artikel, Produkte)
    - Bearbeitung von einfachen GDPR-Anfragen bei Bedarf

    Ihr Profil
    - Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung
    - Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Facility und Office-Management
    - Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
    - Sichere Beherrschung der MS-Office-Programme
    - Gutes technisches Verständnis, handwerkliches Geschick von Vorteil
    - IT-Affinität, weitergehende IT-Kenntnisse vorteilhaft
    - Lust am kreativen Problemlösen
    - Deutsche Sprache in Wort und Schrift (C1)
    - Englisch-Kenntnisse (B2)

    Unser Angebot

    - Bezahlung nach innerbetrieblicher Gehaltsstruktur; in dieser Position gemäß Gruppe 2, von 2.544 bis maximales Einstiegsgehalt 3.219 Euro brutto monatlich, abhängig von jeweiliger relevanter Berufserfahrung
    - Benefits: 30 Tage Urlaub, 13. Monatsgehalt, Zuschuss zum ÖPNV-Ticket, regelmäßige Gehaltserhöhungen im Rahmen der Gehaltsstruktur, betriebliche Altersvorsorge ab zweijähriger Betriebszugehörigkeit, sowie freie Getränke und Obst
    - Eine sinnstiftende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer respektvollen und positiven Organisationskultur
    - Einblicke in die internationale Projektarbeit durch regelmäßige Berichte, Vorträge und Austausch mit Kolleg*innen
    - Möglichkeit der Mitgestaltung durch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen, regelmäßige Mitarbeiter*innenumfragen, u.a.
    - Personalentwicklung durch Inhousetrainingsangebote und Förderung individueller Weiterbildung
    - Unterstützung der Work-life-balance durch Teilzeit, mobiles Arbeiten, Gesundheitsförderung und ein externes psychologisches Employee Assistance Angebot
    - Ein zentral gelegenes Büro in Berlin mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV

    Als international tätige Organisation unterstützen wir Diversität, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Im Einklang mit unseren Werten werden eingehende Bewerbungen nur auf ihre fachliche Qualifikation hin ausgewertet und unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter berücksichtigt.

    Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis 04.08.2019. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ohne Foto (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per Email an bewerbung.ber@berlin.msf.org und fassen Sie dabei alle
    Dokumente in einer Datei zusammen (pdf, max. 5 MB). Für inhaltliche Fragen wenden Sie sich bitte an:

    Carsten Pietsch, Carsten.Pietsch@berlin.msf.org.

    Als spendenfinanzierte Organisation können wir leider die Reisekosten für ein erstes Bewerbungsgespräch nicht übernehmen. Wir bitten um Ihr Verständnis.

    ÄRZTE OHNE GRENZEN e.V.
    Personalabteilung, Sylvana Pikowski
    Am Köllnischen Park 1 in 10179 Berlin
    Per Email: bewerbung.ber@berlin.msf.org
    www.aerzte-ohne-grenzen.de

    Please refer to Tea after Twelve in your application.

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